Начало работы.

Что такое Treema

Treema — операционная платформа, в которую заходят ваши сотрудники. В ней лежит смена, на которой человек стоит, задачи, за которые он отвечает, гостевые переписки, ждущие ответа, и регламент, который нужен ему в два часа ночи. Руководители читают ту же запись, не спрашивая ни у кого разрешения.

Это не система управления отелем. Номера, тарифы и брони остаются в PMS. Treema — место, где происходит работа вокруг них: передача смены, задача, ответ, реплика в переписке. Она нужна, чтобы заменить общий чат, распечатанный график и общую папку, которую невозможно найти дважды.

Устанавливать нечего

Treema работает в браузере. Ноутбук на стойке приёма, планшет на тележке горничной и телефон в кармане старшей горничной открывают один и тот же адрес и видят одно и то же рабочее пространство, подогнанное под экран. Ничего не нужно скачивать и ничего не нужно ставить на гостиничную машину.

Что нужно каждому человеку:

• Рабочая почта, по одной на человека. Общие логины на отдел — самый быстрый способ потерять запись о передаче смены: у «стойки приёма» нельзя спросить, что она имела в виду.
• Браузер разумно свежей версии.
• Отдел, к которому человек относится, и объект или объекты, где он работает.

Из чего собрано рабочее пространство

Разберём на примере. Coastal Hospitality Group — рабочее пространство. Marina Bay Hotel и Palm Suites входят в кластер ОАЭ; Riyadh Central и Desert Rose Resort — в кластер Саудовской Аравии. Регламент, написанный один раз для кластера ОАЭ, действует на обоих объектах внутри него. Задача, поднятая в Palm Suites, принадлежит Palm Suites и больше нигде не появляется — если только директор кластера не откроет портфельный вид, единственное место, где четыре объекта читаются рядом.

Если у вас один отель, вы всё равно получаете рабочее пространство и объект. Уровень кластера просто остаётся пустым, и продукт больше никогда о нём не спрашивает.

Настройка от начала до конца

1. 01

   /05
   Разбор

   Звонок, а не показ красивых экранов. Мы спрашиваем, как отель работает сегодня: где живёт график, кто пишет передачу смены, что происходит, когда гость пишет в 23:40, и в какой папке лежат регламенты.

2. 02

   /05
   Мы собираем рабочее пространство

   Сначала объекты, кластеры и отделы, потом люди. Вы присылаете список персонала; мы заводим сотрудников, распределяем их по группам и ограничиваем каждого теми объектами, где он действительно работает.

3. 03

   /05
   Внутрь попадают ваши регламенты

   Новое рабочее пространство приходит с 14 базами знаний по отделам, а в службе уборки уже лежат 69 регламентов. Ваши ложатся сверху в любом виде, в каком существуют: документ, PDF, заламинированный лист на обратной стороне двери.

4. 04

   /05
   Один отдел выходит в работу

   Обычно служба уборки, на одном объекте. Одного отдела на одну неделю хватает, чтобы вскрыть те три вещи, которые ваш график делает и которые никто никогда не записывал.

5. 05

   /05
   Дальше остальные

   Отдел за отделом, потом объект за объектом. Ничего не обязано переключаться за одну ночь, и старый общий чат может оставаться открытым, пока люди сами не перестанут в него заходить.

Что стоит приготовить

Ничему из этого не нужно быть аккуратным. Нужно только существовать.

| Что | Зачем это нужно | | -------------------------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- | | Список персонала с ролями и отделами | Из него создаются сотрудники и группы и из него же ограничиваются права | | Текущий график в любом виде | Первое расписание начинается с вашей недели, а не с пустой сетки | | Ваши регламенты, пусть и небрежные | Они станут базами знаний отделов, на которые агентам разрешено ссылаться | | Один названный ответственный на объект | Кто-то должен решить, что отдел готов перестать работать по-старому | | Список ваших отделов | «Сотрудники и группы» раскладывают персонал по 9 отделам; ваши накладываются на них |

Чем Treema не является

• Не PMS. Брони, тарифы и доступность остаются там, где они есть.
• Не модуль бронирования и не менеджер каналов. Здесь ничто не продаёт номер.
• Не расчёт зарплаты. Смены фиксируют, кто работал и когда. Сколько за это платят — разговор с вашей бухгалтерией.
• Не место, где можно спрятаться от разговора. Продукт делает передачу смены читаемой; трудный разговор он за вас не проведёт.

Куда дальше

• Ключевые понятия — три слоя и то, что агент решает сам.
• Базы знаний — где живут ваши регламенты после загрузки.
• Смены и задачи — раздел, с которым большая часть персонала столкнётся первой.